一臺復印機的使用時間通常在3--5年，在此期間，復印的張數又會產生相關的使用及維護成本,因此 單張成本 的大小決定了使用及維護成本的高低。不同類型、不同大小、容量、速度，附加功能的設備 單張成本 有很大的差異。合理的單張成本是建立在正確的選擇和有效率的服務承諾之上。

　　一般情況下，大多數公司并不真正了解使用復印機租賃的成本究竟是多少。不管怎樣，它仍是現代辦公室中使用最多，成本昂貴的消費品。購買之前，僅了解“所有權成本”是不夠的，昂貴的“所有權成本”并不一定能提高使用價值與效率，相反復印機使用成本中，關鍵的“單張成本”及“單張成本”的合理運用，卻容易被忽視。了解 “所有權成本” 關注 需求分析 購買是簡單的，精確預見合理的成本相當重要，關注 市場研究及評估。復印機的“使用價值”可能比“所有權價值”重要。租賃是提高使用效率的方式之一，容易且直接也比較經濟。
　　復印機租賃作為通用型辦公設備，已經成為一個企業或辦公室提高工作效率和改善人員工作條件的重要武器。但是，不能忽略的是：復印機不是生產設備，它的工作并不會直接產生經濟效益和實際收入。而在使用過程中，又必須付出耗材與維修保養等后期投入費用。隨著工作量的增多，使用成本也會自然而然的隨之上升，對于一個現代化的追求高效率低強度工作方式的企業，選擇一款適合自己企業實際情況的復印機就成為了必須考慮的問題。
　　縱觀復印機市場，其產品價格差異很大，從高達148800元的高端復印機到只需要幾千元的A4紙型復印機都有，造成價格差異的原因則主要在于復印機的復印速度、復印效果、幅面大小和復印功能以及其提高工作效率減低勞動強度的其他附件的區別上。
　　如今的市場上復印機租賃競爭非常激烈，知名的大品牌主要有佳能、理光、美能達、松下、夏普、東芝、施樂等，而象國內的聯想等廠家近期也開始OEM其自有品牌的復印機進入了復印機的市場，使得競爭越發殘酷起來。在現今中國的企業之中，每個企業或辦公室由于自身條件、規模和工作情況、工作性質的不同，對復印機的要求也是不一樣的，在這種情況下，從眾多的各種品牌各種價位和規格的復印機中選擇出一臺適合本企業的復印機來，就需要參考復印機的各個重要參數性能指標，從多個方面考慮，結合企業本身的實際來選擇。
　　順德復印機租賃的工作速度，直接影響著工作效率的高低，而在實際應用中，大多數復印機的價格則主要隨復印機的復印速度而上升。對于一個復印量巨大，要求工作速度和效率的企業來說，復印速度的快慢就成為選擇復印機種類的決定性因素，那么購買一臺復印速度高，預熱時間短，首張復印時間快的復印機就是最好的選擇。雖然其前期購買投入比較高，但隨著時間的推移，其高昂的價格必然會帶來高速度的工作效率。相對而言還是值得的。而對于一些復印量不大，對速度要求也不是很嚴格的企業來說，購買這樣高速度的復印機無疑是一種浪費，選擇一臺價格不高，速度適應于企業工作量的復印機則是個不錯的方案。
　　對一個企業來說，如果為了一臺復印機而必須再花錢進行對員工的培訓使其掌握對復印機租賃的操作和維護方法，絕對不是個好主意，一臺優秀的復印機應該具有簡單方便容易上手的操作方法。和容易維護的特點;中文的菜單和控制界面，人性化的控制手段，將使企業中的每一個員都可以輕松自如的操作使用它。這不但可以節約企業的培訓費用，同時也使用戶不會為了一臺復印機而另外雇傭人手。